Van chaos naar structuur

Een collega valt uit. De beurs komt eraan. Marketing is “iets dat we erbij doen”. Of er moet plots een event georganiseerd worden – liefst gisteren.Komt het je bekend voor?

In deze blog leg ik uit wanneer het loont om externe versterking in te roepen via freelance projectmanagement. Niet als luxe, maar als praktische reddingsboei.

Middelgrote KMO's draaien vaak op een klein, efficiënt team

Maar wat als dat team plots wordt uitgedund, extra belast wordt of voor een uitdaging staat waarvoor intern de kennis ontbreekt?

Die efficiëntie komt dan met een keerzijde: er is weinig marge voor onverwachte situaties of extra projecten. Als er dan iets bijkomt – zoals ziektevervanging, een beurs, een klantenevent of de opstart van een nieuwe medewerker – ontstaat er al snel druk, versnippering en stress.

Veel bedrijven proberen het dan tijdelijk zelf op te vangen. Tot blijkt dat dat ‘tijdelijk’ langer duurt dan gehoopt, en de kwaliteit of rust in het team onder druk komt te staan. Taken worden verdeeld, uitgesteld of ‘erbij genomen’. Met alle gevolgen van dien: deadlines worden niet gehaald, kwaliteit daalt, en het team verliest focus.

Precies dan is het inschakelen van een freelance projectmanager een slimme zet. Geen luxe, wel een gerichte oplossing.

Vaak is het net wat je nodig hebt om tijdelijk overzicht, structuur en rust te brengen. Ik toon het je aan de hand van vijf herkenbare situaties – telkens met een voorbeeld uit mijn eigen werkpraktijk.

1. Als een collega uitvalt

2. Als je een eerste beursdeelname plant

3. Als je een event wil organiseren

4. Als je een brug nodig hebt

5. Als een nieuwe functie vorm moet krijgen

---

1: Als een collega uitvalt en het werk blijft liggen

Wanneer iemand ziek valt of met zwangerschapsverlof gaat, is de reflex vaak om taken tijdelijk intern te verdelen. Maar dat is zelden houdbaar op lange termijn. Wat als het werk blijft liggen of andere medewerkers overbelast raken? Een freelance projectmanager kan hier tijdelijk inspringen. Niet als jobstudent of assistent, maar als ervaren schakel die autonoom taken oppikt, processen bewaakt en mee vooruitdenkt.

👉 Mijn ervaring:

Voor een bedrijf actief in de verdeling van handgereedschappen in de Benelux en Frankrijk nam ik twee keer de commerciële binnendienst over tijdens een zwangerschapsvervanging. De tweede keer werd de geplande vervanging vervroegd doordat de collega onverwacht vroeger uitviel. Ik kon mijn agenda herschikken en drie maanden eerder inspringen. Dankzij mijn voorgaande ervaring in het bedrijf was de opstart snel en vlot, en kon ik het werk meteen zelfstandig opnemen.

Met tijdelijke freelanceondersteuning behoud je de continuïteit én ontlast je je team, zonder langdurige inwerkperiode of extra vaste kosten.

2: Als je voor het eerst deelneemt aan een beurs

Een eerste beursdeelname is spannend, maar vaak ook overweldigend. Waar begin je? Wie regelt wat? Stand boeken, folders drukken, klaar?

In werkelijkheid komt er veel meer bij kijken: inschrijvingen, deadlines, materiaal, standenbouw, communicatie, marketing, leadopvolging...

Zonder ervaring én zonder marketingafdeling is het moeilijk om hierin het overzicht te bewaren. En dat maakt van een beurs al snel een bron van stress, in plaats van een kans.

Een freelance projectmanager begeleidt je van A tot Z: van strategisch nadenken over je doelstellingen tot het coördineren van ontwerp, standenbouw, drukwerk en opvolging.

👉 Mijn ervaring:

Voor een familiebedrijf in Oost-Vlaanderen actief in de voedingssector ondersteun ik hun eerste beursdeelname. De verantwoordelijke, die ook instaat voor het dagelijkse management, had onvoldoende tijd om hier ook nog eens de volledige coördinatie bij te nemen. Ik denk strategisch mee over hun positionering en doelgroep, en neem de volledige uitwerking op mij: de opmaak en bestelling van visuals, flyers, formulieren, én het contact met standenbouwer en beursorganisatie.

Zo kan zij zich blijven richten op haar kerntaken, zonder dat de beurs in het gedrang komt.

3: Als je een event wil organiseren en niemand weet hoe

Een seminarie of klantendag vraagt meer dan een datum en locatie. Je hebt draaiboeken nodig, inschrijvingen, leveranciers, zaalplanning, deelnemersbeheer, catering... Zaken die moeilijk “erbij” genomen kunnen worden door iemand die al een volle agenda heeft.

Zonder ervaring of centrale coördinatie leidt dit vaak tot last-minute paniek en frustratie.

Een freelance projectmanager neemt de rol van organisator op zich: van voorbereiding tot evaluatie, inclusief leveranciersopvolging en coördinatie op de dag zelf.

👉 Mijn ervaring:

Voor een internationaal bedrijf in de medische sector organiseerde ik een driedaags seminarie in Lyon voor hun Franse commerciële medewerkers. Ik regelde het volledige plaatje: het verblijf, de catering, een avondactiviteit, de zaalverdeling, naambadges, groepsindeling en communicatie. Ook het inhoudelijke programma werd door mij gebundeld in een helder draaiboek. Ik was ter plaatse aanwezig om alles in goede banen te leiden.

Hierdoor kon het team zich focussen op de inhoud en hun deelnemers, zonder praktische zorgen.

4: Als er een brug nodig is tussen vertrek en aanwerving

Soms vertrekt een medewerker, maar is er nog geen opvolger. Of er is net iemand aangeworven, maar de functie is nog niet concreet ingevuld. Daardoor ontstaat een risico: processen vallen stil, kennis verdwijnt, en de nieuwe collega begint in een ongestructureerde situatie. In zulke gevallen is er nood aan een tijdelijke schakel...

Een freelance projectmanager kan tijdelijk inspringen om de rol over te nemen én zorgen voor een heldere overdracht en kennisborging.

👉 Mijn ervaring:

Voor een West-Vlaamse kledingfabrikant nam ik gedurende zes maanden de aankoopdienst op mij. Na een intensieve overdracht van één week werkte ik zelfstandig verder: van het bestellen van grondstoffen tot werkmiddelen voor het kantoor en de winkels. Alles werd door mij gedocumenteerd in een overzichtelijk werkboek, waarmee de nieuwe medewerker nadien meteen aan de slag kon. Ik leidde haar persoonlijk op en bleef ook nadien aanspreekpunt voor vragen.

Zo werd de overgang niet alleen opgevangen, maar ook kwalitatief voorbereid.

5: Als een nieuwe functie nog vorm moet krijgen

Nieuwe medewerkers starten soms in functies die inhoudelijk nog niet scherp omlijnd zijn. Of de rol is wel duidelijk, maar er zijn nog geen processen, tools of planning.

Dat maakt de inwerkperiode vaag en verwarrend, zowel voor de medewerker als voor het management. Terwijl net dan structuur nodig is.

Een freelance projectmanager helpt de functie procesmatig uit te werken: wat moet er gebeuren, met welke tools, binnen welk tijdskader, en wie is waarvoor verantwoordelijk?

👉 Mijn ervaring:

Voor hetzelfde bedrijf waar ik eerder een zwangerschapsvervanging deed, start ik binnenkort met het uitwerken van een nieuwe commerciële binnendienstfunctie. Omdat ik het bedrijf al goed ken, vroegen ze me om in nauwe samenwerking met de nieuwe medewerker deze rol mee te structureren. Ik help met het uitwerken van procedures, het opstellen van een werkbare planning, en het implementeren van formulieren en CRM-overzichten.

Het doel is dat zij efficiënt en zelfstandig kan werken. Zodra dat staat, neem ik ook enkele ad-hocprojecten op die al langer op het lijstje van de manager stonden.

Waarom een freelance projectmanager?

Omdat je iemand zoekt die zelfstandig kan werken, zich snel inwerkt, en meteen overzicht en structuur brengt. Je huurt me in voor een afgebakende periode of specifiek project. Geen opzegtermijn, geen verankerde loonlast, wél flexibiliteit en ervaring vanaf dag één.

En bovenal: ik denk mee alsof het mijn bedrijf is. Zonder loze beloftes, maar met praktische oplossingen die je écht vooruithelpen

Tot slot

Of het nu gaat om tijdelijke vervanging, een eerste beursdeelname, een event of de opstart van een nieuwe functie: soms is externe versterking gewoon de meest efficiënte oplossing.

Je hoeft niet alles zelf te doen. Je moet alleen weten wie je kan inschakelen als het nodig is.

Zit jij in zo'n fase waarvan je denkt "We zouden er iemand bij kunnen gebruiken"? Neem contact met me op. Samen zorgen we ervoor dat er rust en richting ontstaat! 

Heb je zelf ervaringen, tips of aanvullingen die andere lezers kunnen helpen? Laat gerust een reactie achter, jouw bijdrage kan van onschatbare waarde zijn!

Veel succes!

Caroline